Obowiązki związane z Krajowym Rejestrem Sądowym i wpisami do niego są niezwykle istotne. Niestety, częstokroć prezesi spółek zapominają o tym, że należy wpisać wzmiankę o sprawozdaniu finansowym czy ujawnić w KRSie nowego prokurenta. W tym roku, prócz „standardowych” obowiązków, doszedł jeszcze jeden, równie ważny.
Rozpoczął się ostatni miesiąc na odbycie Zwyczajnych Zgromadzeń Wspólników czy Walnych Zgromadzeń Akcjonariuszy spółek kapitałowych, które kończą rok obrotowy 31 grudnia. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności oraz po podjęciu decyzji w sprawie zysku czy straty, do KRS należy złożyć odpowiednie dokumenty. Jednak zmiany przepisów znowu zaskoczyły przedsiębiorców i wnioski są zwracane. Na czym polega najczęstszy błąd? I czy to rzeczywiście jest błąd?
Dnia 15 stycznia 2015 r. weszła w życie nowelizacja m.in. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Rozszerzyła ona treść wpisów w rejestrze przedsiębiorców o nową pozycję – informację o dniu kończącym rok obrotowy. Dla większości przedsiębiorców sprawa jest jasna – dniem tym jest oczywiście 31 grudnia. Jest to przecież zawarte w umowie czy statucie spółki. Problem w tym, jak tę informację ujawnić w KRS.
Problemów nie ma przy rejestracji nowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjnej. Formularz wniosku o wpis takiej spółki do KRS (KRS-W3) przewiduje stosowne pole, gdzie datę należy wpisać. Spółka rejestrowana po 15 stycznia 2015 r. dokonuje zmiany tej daty w równie prosty sposób – formularz wniosku o wpisanie zmian w(KRS-Z3) również zawiera stosowne pole. A co ze spółkami istniejącymi? Czy muszą dokonywać zmian i kiedy?
Kwestię tę wyjaśnia art. 7 ust. 1 ustawy nowelizującej. Zgodnie z tym przepisem podmiot wpisany do KRS w dniu 15 stycznia 2015 r. składa wniosek o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy wraz z pierwszym wnioskiem o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego złożonym po tej dacie. Oznacza to, że wniosek trzeba złożyć właśnie teraz, po Zwyczajnym Zgromadzeniu, wraz z dokumentami za 2014 r. W takim przypadku opłata sądowa będzie pobrana tylko od wniosku o wpis wzmianki o sprawozdaniu finansowym.
Oczywiście możliwe było (i jest nadal) złożenie wniosku samodzielnego, bez oczekiwania na Zwyczajne Zgromadzenie. Taki wniosek również nie podlega opłacie sądowej ani za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Jak jednak taki wniosek wygląda? Prawodawca nie przewidział w tym zakresie osobnego formularza. Wniosek może być zatem sporządzony na piśmie i podpisany przez przedsiębiorcę zgodnie z zasadami reprezentacji lub przez pełnomocnika. Może on być załącznikiem do formularza KRS-Z30 lub do formularza KRS-Z3, jeżeli oprócz sprawozdania dokonywane są inne zmiany w rejestrze. Jego treść to w zasadzie jedno zdanie, zawierające datę (np. 31 grudnia).
Co jednak się stanie, jeżeli przedsiębiorca wraz ze sprawozdaniem finansowym nie złoży wniosku o wpis daty zakończenia roku obrotowego? Otóż nie powinno być to żadnym problemem. Zgodnie bowiem z art. 7 ust. 3 nowelizacji sąd rejestrowy, dokonując wpisu wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego dokona tym samym postanowieniem wpisu informacji o dniu kończącym rok obrotowy również wtedy, gdy nie złożono wniosku o wpis tej informacji. Sąd działa zatem z urzędu i samodzielnie ustala oraz wpisuje datę zakończenia roku (wynika z umowy czy uchwały np. o podziale zysku). Oznacza to, że praktyka niektórych sądów rejestrowych, polegająca na zwracaniu wniosków, które nie zawierają wniosku o wpis daty, jest nieprawidłowa.
Warto też pamiętać, że jeżeli do 15 stycznia 2016 r. „samodzielny” wniosek o wpisanie końca roku obrotowego nie będzie złożony lub też w tym okresie nie będzie złożony żaden wniosek o wpisanie wzmianki w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, to sąd rejestrowy z urzędu wszystkich wpisze datę zakończenia roku obrotowego.
Zdjęcie bez podpisu – bo chyba nie wymaga? 🙂
