Oliwia Radlak, specjalistka w zakresie składania sprawozdań finansowych, w poniższym wpisie omawia jak poradzić sobie z technicznym aspektem składania sprawozdań finansowych.

Od stycznia 2019 r. sprawozdania finansowe, oprócz nowej formy ich sporządzania, muszą spełniać dodatkowe wymogi techniczne. Niespełnienie tych wymogów uniemożliwi podpisanie sprawozdania lub jego złożenie w rejestrze. Poniżej prezentujemy trzy praktyczne wskazówki jak sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe tak aby przejść przez system internetowy bez żadnego problemu.

Te trzy praktyczne porady ułatwią życie każdemu przedsiębiorcy, który musi zmierzyć się z nową formą sporządzania, podpisywania i składania sprawozdań finansowych.

Identyfikacja sprawozdania

Sprawozdanie finansowe sporządza się w formie elektronicznej, w formacie XML. Przy tworzeniu takiego pliku można określić sposób jego identyfikacji poprzez NIP lub numer KRS podmiotu.

Niestety system internetowy akceptuje jedynie pliki zidentyfikowane poprzez numer KRS. Dzieje się tak ponieważ system ten automatycznie porównuje numer KRS ze zgłoszenia (lub z wniosku) z numerem KRS występującym w pliku. Różnica na poziomie tych numerów uniemożliwi złożenie sprawozdania finansowego. Tego wymogu nie można obejść.

Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało zidentyfikowane poprzez NIP może wystąpić konieczność jego ponownego podpisania z podaniem nowej daty, oczywiście po zidentyfikowaniu go poprzez numer KRS.

Kolejność podpisów

Jak już zapewne każdy wie sprawozdanie finansowe można podpisać na dwa sposoby: profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jeżeli chcesz wiedzieć jak podpisać sprawozdanie finansowe przeczytaj koniecznie ten wpis.

Co więcej, każdy członek zarządu może wybrać sposób podpisania sprawozdania finansowego. Oznacza to, że jeden z członków zarządu może je podpisać profilem zaufany, a pozostali kwalifikowanym podpisem elektronicznym. I co do zasady tylko w tej kolejności.

Większość plików podpisanych kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi nie nadaje się do podpisu profilem zaufanym. Problem powstaje więc już na etapie podpisywania sprawozdania finansowego przez osobę je sporządzającą.

To czy plik podpisany uprzednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym można następnie podpisać profilem zaufanym wyjaśniono w instrukcji podpisu kwalifikowanego. Warto więc zapoznać się z tą instrukcją przed naniesieniem podpisów na sprawozdanie finansowe.

Wymagania techniczne

System internetowy przewiduje również pewne wymagania techniczne, bez których złożenie sprawozdania finansowego będzie niemożliwe.

1. Zasada 1 dokument = 1 plik

Co do zasady każdy dokument finansowy powinien być jednym plikiem np. sprawozdanie z działalności – 1 plik, sprawozdanie z badania – 2 plik. Każdy w tych plików będzie wprowadzany do systemy internetowego oddzielnie oraz podporządkowywany określonemu przez system opisowi.

Inaczej jest w przypadku sprawozdania finansowego w formacie XML. Tym razem całe sprawozdanie finansowe to jeden plik tj. bilans + rachunek zysków i strat + informacja dodatkowa – 1 plik.

2. Wielkość plików

Zgłaszając sprawozdanie finansowe w systemie internetowym należy pamiętać, że wielkość jednego pliku nie może przekraczać 5 MB (bez podpisu), a wielkość całego zgłoszenia 35 MB.

Natomiast składając wniosek o wpis wzmianek o złożonym sprawozdaniu finansowym należy przygotować pliki nie większe niż 5 MB (bez podpisu), które łącznie nie przekroczą wielkości 30 MB.

3. Zewnętrzny podpis elektroniczny

Podpisując dokumenty finansowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym mamy wybór czy zrobić to podpisem wewnętrznym czy też zewnętrznym. Podpis wewnętrzny powstaje wewnątrz pliku (czasem tak podpisane dokumenty można następnie podpisać profilem zaufanym).

Podpisując dokumenty finansowe podpisem zewnętrznym powstaje dodatkowy plik. W związku z tym mamy dwa pliki, jeden z treścią dokumentu oraz drugi z podpisem. System internetowy wymaga dołączenia obydwu plików, zarówno dokonując zgłoszenia jak i składając wniosek w systemie S24.

Zmiany przepisów w zakresie sporządzania, podpisywania i składania sprawozdań finansowych związane są z obowiązkiem spełnienia wielu wymagań technicznych. Na szczęście wątpliwości jest coraz mniej.

Nasza dociekliwość w zakresie składania sprawozdań finansowych umożliwiła nam złożenie pierwszych sprawozdań i to z sukcesem!

Współwłasność w częściach ułamkowych ma z założenia charakter tymczasowy, zatem regułą jest możliwość zniesienia współwłasności. Są jednak wyjątki.

  1. Czy współwłaściciel zawsze może żądać zniesienia współwłasności?

Co do zasady to prawo żądania zniesienia współwłasności przysługuje każdemu ze współwłaścicieli. Ale uwaga, współwłaściciele poprzez mogą poprzez umowę wyłączyć uprawnienie do żądania zniesienia współwłasności na pewien czas, nie dłuższy jednak niż 5 lat. W ostatnim roku tego okresu można przedłużyć to wyłączenie na okres kolejnych 5 lat, a następie ponawiać wg tej samej zasady. Jeśli taką umowę zawrze tylko część współwłaścicieli, pozostali współwłaściciele mogą bez przeszkód złożyć do sądu wniosek o zniesienie współwłasności.

  1. Czy prawo do żądania zniesienia współwłasności może się przedawnić?

Nie. Jak długo trwa współwłasność, tak długo można żądać jej zniesienia.

  1. Czy sąd może odmówić zniesienia współwłasności?

Sąd z reguły nie może oddalić wniosku o zniesienie współwłasności, nawet kiedy zniesieniu współwłasności sprzeciwiają się pozostali współwłaściciele. Nie oznacza to jednak, że sąd zawsze dokona zniesienia współwłasności w sposób opisany we wniosku. Sąd sam oceni, bazując na opiniach biegłych, stanowiskach uczestników postępowania oraz innych okolicznościach sprawy, jaki sposób zniesienia współwłasności jest w danej sytuacji najbardziej celowy.

Jest jednak pewien rodzaj współwłasności, której zniesienia nie można się domagać, tzw. współwłasność przymusowa. Z taką współwłasnością mamy do czynienia, kiedy z nieruchomości zostały wyodrębnione samodzielne lokale. Właścicielom takich lokali przysługuje udział we współwłasności nieruchomości wspólnej, np. w korytarzach, w klatkach schodowych, w ścianach zewnętrznych, w gruncie, na którym znajduje się budynek. Póki lokale są odrębnym przedmiotem własności, nie można znieść współwłasności nieruchomości wspólnej. Można jednak domagać się zniesienia współwłasności części wspólnych takich jak piwnica czy strych, ponieważ nie są one niezbędne do korzystania przez wszystkich właścicieli lokali.

Osoby zamierzające znieść współwłasność powinny najpierw rozeznać się w dostępnych im opcjach, a opcje zniesienia współwłasności są dwie. Tryb umowny i sądowy. Który z nich jest korzystniejszy? Wszystko zależy od okoliczności sprawy.

Umowne zniesienie współwłasności

Możliwe jest w sytuacji, kiedy właściciele są zgodni co do sposobu zniesienia współwłasności. Współwłaściciele sami wówczas ustalają, w jaki sposób dokonać podziału rzeczy, np. przy zniesieniu współwłasności kamienicy – który lokal przypadnie komu, czy któryś ze współwłaścicieli będzie musiał dokonać spłat lub dopłat na rzecz innego.

Co do zasady forma takiej umowy jest dowolna. Pamiętać jednak trzeba, że w przypadku zniesienia współwłasności nieruchomości taka umowa musi mieć formę aktu notarialnego. Plusem tego rozwiązania jest krótki czas przeprowadzenia całej procedury. Minusem – koszty, których wysokość jest uzależniona od wartości nieruchomości dzielonej.

Sądowe zniesienie współwłasności

W przypadku braku porozumienia między współwłaścicielami sądowe zniesienie współwłasności jest jedynym możliwym trybem podziału rzeczy. Zwykle postępowanie sądowe jest tańsze, ale często trwa przynajmniej kilkanaście miesięcy.

Koszty obejmują opłatę stałą od wniosku (1000 zł lub w przypadku zgodnego wniosku wszystkich współwłaścicieli co do sposobu zniesienia współwłasności – 300 zł). W toku postępowania może również pojawić się konieczność sporządzenia opinii przez biegłych, którzy dokonają wyceny dzielonej rzeczy. Na samą opinię zwykle trzeba poczekać kilka miesięcy, a koszt opinii może wynieść nawet kilka tysięcy złotych.

Sądy najczęściej po 2-3 miesiącach od złożenia wniosku o zniesienie współwłasności, wyznaczają termin posiedzenia, na którym ten wniosek będzie rozpoznawany. Jeśli strony postępowania są zgodne, do zniesienia współwłasności dojść może już na pierwszym posiedzeniu. Długość postępowania i jego koszty zależeć więc będą w dużej mierze od tego, czy współwłaściciele będą potrafili się “dogadać”.

Oliwia Radlak, która w Kancelarii zajmuje się tematyką sprawozdań finansowych,  w poniższym wpisie wyjaśnia jak cudzoziemcy mogą uzyskać numer PESEL.

Numer PESEL dla prezesa cudzoziemca to ostatnio gorący temat. Niemal tak bardzo jak sprawozdania finansowe, z którymi jest bezpośrednio związany. Nie jest konieczny, ale bardzo się przydaje. 

Zmiana przepisów prawa w zakresie składania sprawozdań finansowych wpłynęła nie tylko na przedsiębiorców oraz sądy. Dotyczy to również urzędów dzielnicy Warszawy. Mianowicie coraz więcej cudzoziemców decyduje się na uzyskanie numeru PESEL.

Przypomnę tylko, że po pierwsze numer PESEL potrzebny jest do bezpłatnego podpisania dokumentów finansowych profilem zaufanym. Po drugie numer PESEL przyda się także do ich bezpłatnego złożenia w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Nie wiesz, jak podpisać sprawozdanie? Czytaj tutaj 

Wniosek o numer PESEL dla cudzoziemca niezamieszkującego na terenie Polski

Cudzoziemiec, który wnioskuje o nadanie numeru PESEL może stawić się w Polsce osobiście w tym celu lub złożyć wniosek za pośrednictwem pełnomocnika.

Wniosek o nadanie numeru PESEL wypełnia się na specjalnym formularzu udostępnionym w tym celu przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych. Wniosek składa się wraz z załącznikami w wybranym urzędzie dzielnicy Warszawa.

Załączniki do wniosku

Do wniosku składanego przez pełnomocnika należy załączyć:

  1. poświadczoną z oryginałem kopię paszportu cudzoziemca;

Poświadczenia może dokonać albo notariusz albo konsul Rzeczypospolitej Polskiej. Jeżeli poświadczenia dokonuje notariusz zagraniczny dodatkowo należy załączyć do wniosku tłumaczenie przysięgłe takiego dokumentu.

Uwaga! Dokumenty pochodzące z państw spoza Unii Europejskiej muszą zostać opatrzone klauzulą apostille.

Poświadczenie konsularne nie wymaga tłumaczenia przysięgłego ani klauzuli apostille, ponieważ konsul RP posiada uprawnienia notariusza polskiego w zakresie poświadczania kopii dokumentów.

  1. oświadczenie cudzoziemca, że nie zamieszkuje na terenie Polski;
  2. pełnomocnictwo wraz z opłatą skarbową.

Uzasadnienie wniosku

Ważne jest również to, aby wniosek odpowiednio uzasadnić. W przypadku konieczności posiadania numeru PESEL dla celów sprawozdań finansowych wskazać należy odpowiednie przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i załączyć wydruk informacji aktualnych z Rejestru przedsiębiorców KRS.

Nie wiesz jak złożyć sprawozdanie finansowe? Możemy zrobić to za Ciebie. 

Profesjonalny pełnomocnik

Przedsiębiorcy, którzy chcą zaoszczędzić czas i nerwy powinni skontaktować się z naszą Kancelarią. Pomagamy nie tylko w uzyskaniu numeru PESEL, ale również w złożeniu dokumentów finansowych do Repozytorium. Doradzamy przede wszystkim w kwestiach prawnych, ale kwestie techniczne nie są nam obce.

Kontakt do Kancelarii

W dzisiejszym gościnnym wpisie Oliwia Radlak rozwiewa wątpliwości dotyczące tego, kto może w 2019 r. składać sprawozdania finansowe za spółki.

To już potwierdzone. Od 1 kwietnia 2019 r. pełnomocnik, w tym radca prawny, adwokat oraz prawnik zagraniczny mogą składać sprawozdania finansowe za spółki. Dotyczy to zarówno bezpłatnego złożenia dokumentów finansowych do Repozytorium jak również dołączenia ich do wniosku Z30 w systemie S24.

Przypominam, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązkiem kierownika jednostki (np. zarządu) jest zapewnienie sporządzenia sprawozdania finansowego w formie elektronicznej. Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba je sporządzająca oraz cały zarząd certyfikowanym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Jednak nie wszystkie dokumenty finansowe wymagają formy elektronicznej oraz podpisu elektronicznego. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tu i tu.

Dopiero tak przygotowane dokumenty pełnomocnik złoży do Repozytorium Dokumentów Finansowych lub w systemie S24 wraz z wnioskiem o wpis wzmianek. Nie można również zapomnieć o pełnomocnictwie do reprezentacji spółki w postępowaniach rejestrowych.

Możliwość złożenia sprawozdania finansowego przez pełnomocnika będzie ułatwieniem przede wszystkim dla obcokrajowców, ale nie tylko. Obecne zamieszanie związane ze sporządzaniem, podpisywaniem i składaniem sprawozdań finansowych może zepsuć nerwy wielu przedsiębiorcom. Dlatego nasza wiedza i doświadczenie w tym zakresie mogą być bardzo pomocne.

1 2 3 4 5 37 Strona 3 z 37

Zapraszam do subskrypcji bloga


Administratorem Twoich danych osobowych stanie się Sienkiewicz i Zamroch Radcowie prawni sp.p. (ul. Warszawska 4/3, 87-100 Toruń). Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Szanuję Twoją prywatność – Twoje dane nie będą przekazywane do innych podmiotów, za wyjątkiem podmiotu obsługującego niniejszy formularz oraz naszą pocztę e-mail.

W każdym czasie możesz się również zwrócić do Kancelarii z żądaniem sprostowania, usunięcia swoich danych, sprzeciwu wobec przetwarzania, przeniesienia do innego podmiotu lub ograniczenia ich przetwarzania – wystarczy, że napiszesz wiadomość na adres: radcowie@radcowie.biz. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia ogólnego o przetwarzaniu danych osobowych (RODO). Jeżeli według Ciebie Twoje dane są przetwarzane nieprawidłowo, masz prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.