Jakie podpisy pod sprawozdaniem finansowym składanym elektronicznie 

Karol Sienkiewicz        20 czerwca 2018        38 komentarzy

Żeby oderwać się od czarnych myśli (miało być 2:1, ale w drugą stronę) postanowiłem napisać kilka zdań o tym, kto i jak podpisuje sprawozdanie finansowe składane do KRS wg nowych zasad (czyli wyłącznie elektronicznie). Wpis ten stanowić będzie przy okazji odpowiedź na liczne pytania, na które nie jestem w stanie odpowiadać przez email (a najdziwniejsze pytania zadają prawnicy, ciekawe dlaczego?). Ale ad rem.

Po pierwsze – musi powstać normalne, typowe, papierowe sprawozdanie finansowe (czyli bilans i cała reszta), sprawozdanie z działalności oraz uchwały dotyczące zatwierdzenia roku 2017. Nic nie zmieniło się w zasadach podpisywania tych dokumentów: dokumenty podpisuje kierownik jednostki, czyli w spółkach jest to po prostu cały zarząd. Ale to jest jasne i nie trzeba tego specjalnie tłumaczyć (chociaż były już pytania, czy może podpisać pełnomocnik – nie może).

I jak już macie to sprawozdanie to dalsze „podpisy” zależą od tego, jak będzie ono składane do KRS.

Pamiętaj – te „papierki” trzeba zeskanować (inaczej się skanuje do składania przez ePUAP a inaczej do S24, ale to nie temat tego wpisu).

Przez ePUAP

Jeżeli sprawozdanie finansowe i pozostałe dokumenty będą składane bezpośrednio przez członka zarządu posiadającego PESEL (to rozwiązanie szybkie i darmowe) to więcej podpisów już nie będzie. Po prostu profilem zaufanym składający loguje się do Repozytorium Dokumentów Finansowych i podłącza odpowiednie pliki PDF. Całość następnie zatwierdza poprzez swój profil zaufany (no, chyba, że to uznamy za podpis). Składane w ten sposób pliki to zwykłe PDF, których nie wolno podpisywać elektronicznie.

Przez S24

Sprawa „podpisywania” jest nieco bardziej skomplikowana przy składaniu dokumentów w systemie S24. To jedyny sposób, żeby dokumenty złożył pełnomocnik. I w zasadzie chyba jedyny sposób, by zostały złożone dokumenty spółki, w której żaden członek zarządu nie ma PESEL. Inna sprawa, że można tak składać dokumenty także dla spółek, w których PESEL występuje.

Podpis nr 1 – XADES

Żeby złożyć pliki przez S24 musisz przygotować pliki PDF i opatrzyć je podpisem elektronicznym w formacie XADES. Plik PDF + podpis nie mogą mieć więcej niż 5 MB rozmiaru. A zatem to podpis nr 1.

Podpis nr 2 – wniosek KRS Z30

Zalogowaniu się na konto S24 i po wygenerowaniu wniosku do KRS (system generuje ten wniosek) oraz podłączeniu odpowiednich plików XADES (system nie przyjmie złych plików) musisz kliknąć w pole

“podpisz” a potem „opłać i wyślij” (bez uiszczenia opłaty 140 zł nie można wysłać wniosku). I tu jest podpis nr 2.

Są dwie możliwości – wniosek można podpisać podpisem kwalifikowanym albo poprzez PUAP. Osobiście w tym miejscu podpisuję korzystając z PUAP (poprzez mBank). I działa to bez zarzutów (chociaż słyszałem, że gdzieś nie działa, ale to może tylko taka plotka).

A zatem w sumie to jest dość proste – pamiętaj, że podstawą są i tak „papierowe”, prawidłowo podpisane dokumenty. I jeżeli wszystko pójdzie dobrze, to – w systemie S24 po kilku tygodniach lub miesiącach otrzymasz na email (ale nie pocztą) wyglądające tradycyjnie postanowienie ze wzmianką o złożonych do KRS dokumentach. Wczoraj (we wtorek) otrzymałem 4 takie emaile, z czego najstarszy dotyczył wniosku złożonego 14 maja 2018 r. A zatem czekałem nieco ponad miesiąc.

Jednym zdaniem – jest teraz trochę tradycyjne (bo papier być musi) i trochę nowocześnie (bo sąd interesuje plik, a nie papier).

{ 38 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Marta Czerwiec 25, 2018 o 14:38

“Żeby złożyć pliki przez S24 musisz przygotować pliki PDF i opatrzyć je podpisem elektronicznym w formacie XADES. Plik PDF + podpis nie mogą mieć więcej niż 5 MB rozmiaru. A zatem to podpis nr 1.” – a czy mógłby Pan Mecenas wyjaśnić jak w ogóle mam opatrzyć plik PDF podpisem elektronicznym w formacie xades, jeżeli posiadam jedynie profil zaufany ePuap, a nie mam kwalifikowanego podpisu elektronicznego? Czy to w ogóle możliwe? W chwili obecnej, gdy chcę dołączyć dokumenty do wniosku na portalu S24 pokazuje się komunikat “Plik nie został załączony. Plik nie jest podpisany. Aplikacja wymaga formatu xades”. I ok, ale jak w takim razie w ogóle wygenerować ten format xades? Niestety w ogóle się na tym nie znam i od kilku dni walczę.

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Czerwiec 25, 2018 o 14:40

Marta, bez klucza nie można podpisać XADESem. Po prostu nie ma takiej opcji

Odpowiedz

Marta Czerwiec 25, 2018 o 14:49

Bez klucza, tzn? Proszę o łopatologiczne wyjaśnienie. Czy dobrze rozumiem, że muszę posiadać zarówno profil zaufany na ePuap, jak i elektroniczny podpis kwalifikowany? Jestem adwokatem, pełnomocnikiem spółki i z tego co czytałam na portalu S24 wydawało mi się, że to są opcje albo albo i że ePuap wystarczy. Mylę się?

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Czerwiec 25, 2018 o 14:54

No cóż – adwokat bez podpisu kwalifikowanego nic nie zdziała. Musi być format XADES, jeżeli działa pełnomocnik.

Odpowiedz

Marta Czerwiec 25, 2018 o 14:55

Dziękuję za odpowiedź!

Dominika Czerwiec 25, 2018 o 15:32

Panie mecenasie, dziękuję za ciekawy wpis. Mam pytanie- czy ścieżka s24 jest właściwa dla spółek bez członków zarządu z nr PESEL ale założonych drogą tradycyjną, tj u notariusza?

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Czerwiec 25, 2018 o 15:33

Dominika, tak, wg mnie jest właściwa i jak na razie działa.

Odpowiedz

Magda Czerwiec 26, 2018 o 09:34

Panie Mecenasie,

czy ma Pan doświadczenie z sądem w Krakowie? Czy tam rejestrują Sprawozdania Finansowe złożone drogą elektroniczną (s24 – płatne) przez Pełnomocnika procesowego (wszystkie pliki + wniosek podpisane elektronicznie przez pelnomocnika). Widzę, ze w każdym sądzie jest inna praktyka…

pozdrawiam,

Odpowiedz

Magda Czerwiec 26, 2018 o 09:35

oczywiście chodzi mi o spółki, w której zasiada Zarząd bez ujawnionego PESEL-u

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Czerwiec 26, 2018 o 09:39

Magda, jeszcze nie, ale w Toruniu, Poznaniu, Warszawie czy Szczecinie działa, więc w Krakowie trzeba przynajmniej spróbować.

Odpowiedz

Magda Czerwiec 26, 2018 o 10:06

Panie Mecenasie,
Poznań – super wiadomość, bo tam wczoraj złożyłam wniosek, ale w Krakowie mam oddalenie i uzasadnienie na 2 str – konkluzja: Członek Zarządu nie ma PESEL-u=nie ma opcji złożenia SF do Sądu (ani RDF, ani S24)…

Co prawda ten wniosek do Krakowa był składany trochę inaczej – jedyny Członek Zarządu podpisał wszystkie pliki swoim podpisem elektronicznym, a pełnomocnik procesowy jedynie sam wniosek, ale nie wiem czy to zrobi różnicę, jeżeli wszystkie pliki + wniosek podpisze pełnomocnik. TU zastanawiam się nad wyrobieniem Prezesowi PESEL-u i pójście RDF-em.

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Czerwiec 26, 2018 o 10:44

Magda, Kraków postąpił prawidłowo, ale po co PESEL, wystarczy zlecić komuś taką reprezentację.

gość Lipiec 3, 2018 o 22:52

Niestety, chyba w przypadku Warszawy zależy to od referendarza. KRS odmówił nam wpisu (wniosek składany w ramach S24 przez pełnomocnika procesowego), powołując się na to, że wniosek i załączniki zostały podpisane przez osobę, która nie spełnia wymogów z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS.

Co ciekawe – referendarz wskazał, iż dokumenty zostały opatrzone podpisem kwalifikowanym zewnętrznym “co spowodowało niemożność wygenerowania jego treści, a tym samym niemożliwość jego odczytu” – wniosek opatrzony został podpisem kwalifikowanym, format .xades

Mam nieodparte wrażenie, że wniosek złożony w ramach S24 został utożsamiony z RDF. Pozostaje tylko skarżyć…

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Lipiec 3, 2018 o 22:54

Gość, to wasz błąd – musi być XADES wewnętrzny, a nie zewnętrzny. To jest kwestia konfiguracji klucza.

Magda Czerwiec 26, 2018 o 11:59

Ok, dziękuję za odpowiedź.

Odpowiedz

Jarek Czerwiec 27, 2018 o 14:32

Panie Mecenasie,

Czy pliki xades może podpisać np. księgowy, posiadający podpis kwalifikowany, a złożenie wniosku Z30 poprzez portal S24 – członek zarządu z profilem zaufanym ePUAP?

Pozdrawiam

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Czerwiec 28, 2018 o 07:31

Jarek, teoretycznie nie widzę przeciwwskazań. Ale nie spotkałem się z tym w praktyce, zatem nie wiem, jak zareaguje sąd.

Odpowiedz

Paweł Lipiec 2, 2018 o 18:29

A mnie ciekawi, gdzie Pan Mecenas podłącza dokument pełnomocnictwa? Powiem szczerze, że sam takiej rubryki nie widzę w S24 w dziale “wnioski”… jedyne miejsce, które jako tako by się nadawało, to “dokumenty”, ale mam wątpliwość, czy składając wniosek Sąd (Referendarz) ma do tego dostęp.

Poproszę o jakąś sugestię

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Lipiec 2, 2018 o 21:28

Paweł, to jest temat na zupełnie oddzielny wpis 🙂

Odpowiedz

Sebastian Lipiec 3, 2018 o 14:13

Cyt.: “Pamiętaj – te „papierki” trzeba zeskanować (inaczej się skanuje do składania przez ePUAP a inaczej do S24, ale to nie temat tego wpisu).”.
No właśnie, jak zeskanować dokumenty finansowe, żeby je podpisać podpisem elektronicznym? Wystarczy zwykły pdf?
I jak podpisać dokumenty? Z instrukcji na stronie KRS wynika, że nie można podpisać elektronicznym podpisem zewnętrznym, że możliwy jest tylko podpis wewnętrzny. Ale podpis wewnętrzny stosuje się tylko w plikach XML. Jak uzyskać plik XML?

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Lipiec 3, 2018 o 14:14

Sebastian, podpis wewnętrzny to XADES

Odpowiedz

Sebastian Lipiec 3, 2018 o 14:35

Udało mi się uzyskać oddzielny plik z podpisem o formacie XADES. Dodałem pliki źródłowe (skany dokumentów w formacie pdf) i odrębne pliki z podpisem w formacie XADES i system “nie czyta” tych plików z podpisem, traktuje zgłoszenia, jakby były załączone pliki niepodpisane. Nie wiem co robię źle. Może ktoś miał podobny problem i pomoże?

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Lipiec 3, 2018 o 14:38

Sebastian, musisz robić jakiś czeski błąd, ja podpisuję tego kilkadziesiąt dziennie i bez problemu.

Odpowiedz

Sebastian Lipiec 4, 2018 o 11:03

Dziękuję za dotychczasowe odpowiedzi. Mój program do podpisu elektronicznego nie daje możliwości podpisania wewnętrznego pliku pdf, tak aby wygenerować plik XADES. Jest możliwość wygenerowania z pliku pdf podpisu wewnętrznego w formacie PADES. Czy może być również format PADES, czy to musi być tylko XADES?

Karol Sienkiewicz Lipiec 4, 2018 o 12:58

ProCertum SmartSign

Karol Sienkiewicz Lipiec 4, 2018 o 12:24

Sebastian, to dziwne, u mnie był wybór na zewnętrzny (to jest plik dołączany obok PDF) i wewnętrzny (PDF jest “otoczony” podpisem). To musi być xades, ale nie próbowałem podłączać innych podpisów.

Odpowiedz

Sebastian Lipiec 4, 2018 o 12:54

A czy Pan Mecenas może podzielić się informacją jak nazywa się oprogramowanie do podpisywania certyfikatem kwalifikowanym, z którego Pan korzysta?

Magda Październik 15, 2018 o 15:25

Witam, mam identyczny problem. Czy udało się wyjaśnić co stanowiło przeszkodę w zaczytywaniu plików z podpisem? U mnie wyświetla się komunikat “dokument nie podpisany” mimo tego, że dokument został podpisany podpisem kwailifowanym wewnętrznym.

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Październik 15, 2018 o 16:53

Magda, tylko raz był problem z odczytaniem plików, złożyłem ponownie wniosek i czekam. W innych 80 sprawach takiego problemu nie było.

Magda Październik 15, 2018 o 17:07

Piszesz, że złożyłeś wniosek? Ja nie mogę go przesłać w ogóle do repozytorium, system na to nie pozwala jeśli nie widzi podpisanych załączonych dokumentów.

Małgorzata Lipiec 4, 2018 o 10:38

dzień dobry,

bardzo proszę o łopatologiczne rozwiniecie tematu: Pamiętaj – te „papierki” trzeba zeskanować (inaczej się skanuje do składania przez ePUAP a inaczej do S24, ale to nie temat tego wpisu).

Pisząc inaczej się skanuje do składania przez ePUAP – czy chodzi tu o składanie SF do KRS droga bezpłatną? Tam chyba także można podpisem kwalifikowanym zatwierdzać? Jak należy tutaj skanować dokumenty?

Jeśli chodzi o S24 – Pisze Pan: Żeby złożyć pliki przez S24 musisz przygotować pliki PDF i opatrzyć je podpisem elektronicznym w formacie XADES. Jak technicznie zaopatrzyć plik podpisem XADES?

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Lipiec 4, 2018 o 12:23

Małgorzata, to są kwestie techniczne i do tego proste – wszystko wynika z obsługi klucza do podpisu.

Odpowiedz

Tomasz Wrzesień 24, 2018 o 22:19

Zakupiłem podpis kwalifikowany w KIR i dostałem taki zwrot z KRS:

“Wnioskodawca w dniu 16 lipca 2018r. złożył za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu Ministra Sprawiedliwości
wniosek o wpisanie do Krajowego Rejestru Sądowego wzmianek o złożeniu sprawozdania finansowego za rok 2017, uchwały w przedmiocie zatwierdzenia w/w
sprawozdania oraz sprawozdania z działalności 2017 roku.
Z uwagi na fakt, iż podczas dodawania przez wnioskodawcę pliku podpisu wystąpił błąd sąd rejestrowy nie ma możliwości odczytu plików zawierających załączone dokumenty.
W związku z faktem, iż wniosek nie zawiera wymaganych załączników zarządzono jego zwrot. ”

Co ja mam z tym zrobić? Wystarczy powiedzieć że “dostałem błąd” i to wszystko?!
Żadnej wskazówki jakiej treści (i z czyjej winy) ? Dodam że z zawodu jestem programistą i mało prawdopodobne żebym źle stworzył xades? Chyba że ich certyfikowany partner KIR wystawił trefny podpis no … ale jak ja im to udowodnię? Ponadto system nie pozwala sobie dodać ot tak dowolnych dokumentów – to muszą być xades ( a ich walidacja na pewno jest podstawą oprogramowania) . A skoro pozwolił dodać, to gdzie tu moja wina? Nich piszą sobie do dostawcy oprogramowania.

Generalnie, co z tym dalej robić?!

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Wrzesień 25, 2018 o 10:16

Tomasz, raz miałem taką sytuację, złożyłem wniosek raz jeszcze.

Odpowiedz

Tomasz Wrzesień 25, 2018 o 20:53

Dzięki. Zgodnie z sugestią, zacząłem raz jeszcze generować podpisy i po bliższym przyjrzeniu widzę że moja aplikacja SZAFIR oferuje całe bogactwo podpisów XADES:

“Możliwość składania podpisu w formach: XAdES-BES (podstawowa forma podpisu XAdES); XAdES-T (podpis XAdES oznakowany czasem); XAdES-C (podpis XAdES oznakowany czasem, z dołączonymi informacjami certyfikatami oraz CRL zapewniającymi długotrwałą ważność dowodową podpisu). ”

Który do KRSu?? Za pierwszym razem wybrałem domyślny czyli XAdES-BES, więc pewnie nie on. Jutro chyba zadzwonię na infolinię (KRS i KIR ) – może tam się dowiem czegoś?!

Odpowiedz

Marcin Listopad 9, 2018 o 15:30

Panie Mecenasie,
Myślę, że świetny moment na aktualizację wpisu o SF za 2018, zwłaszcza w kontekście nieopublikowania schematów dla SF wg MSR.

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Listopad 10, 2018 o 12:59

Marcin, ciągle jeszcze składam SF za 2017. Poza tym zaraz wchodzi w życie ustawa o zarządzie sukcesyjnym i jej poświęcę najbliższe wpisy.

Odpowiedz

Karol Sienkiewicz Październik 15, 2018 o 17:14

Magda, ale ja nie piszę tu o repozytorium tylko o S24. Do repozytorium nie trzeba podpisywać kluczem. Zwykły PDF.

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Publikując komentarz przekazujesz Kancelarii swoje dane osobowe, w tym imię i nazwisko, pseudonim, numer IP, swój adres e-mail i ewentualnie adres strony internetowej. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale bez ich przekazania nie będę mogła odpowiedzieć na Twój komentarz. Widoczny na stronie będzie wyłącznie podpis, data opublikowania komentarza oraz ewentualnie adres podanej przez Ciebie witryny internetowej. Administratorem Twoich danych osobowych stanie się Sienkiewicz i Zamroch Radcowie prawni sp.p. (ul. Warszawska 4/3, 87-100 Toruń). Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na komentarz. Szanujemy Twoją prywatność - dane nie będą przekazywane do innych podmiotów, za wyjątkiem podmiotu obsługującego niniejszy formularz oraz naszą pocztę e-mail. Dane będziemy przechowywać przez okres publikacji komentarza – po tym okresie zostaną usunięte. W każdym czasie możesz się również zwrócić do Kancelarii z żądaniem sprostowania, usunięcia swoich danych, wniesienia sprzeciwu, przeniesienia do innego podmiotu lub ograniczenia ich przetwarzania – wystarczy, że napiszesz wiadomość na adres: radcowie@radcowie.biz. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia ogólnego o przetwarzaniu danych osobowych (RODO). Jeżeli według Ciebie Twoje dane są przetwarzane nieprawidłowo, masz prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: